Cara Menanggapi Surat Pembaca

  • Whatsapp
Surat Pembaca
Surat Pembaca

 

Surat pembaca merupakan surat yang dikirimkan oleh pembaca (masyarakat) kepada suatu surat kabar yang menyatakan suatu maksud seperti usulan, tanggapan, keluhan, pertanyaan, pujian, himbauan, rasa terimakasih, dan lain sebagainya. Surat pembaca biasanya ditujukan kepada intansi, individu atau perusahaan yang bersangkutan dan untuk kepentingan umum. Surat pembaca harus ditulis berdasarkan fakta dan data, jangan menabur benderang yang akan menjatuhkan suatu institusi atau perusahaan tertentu. Jelaskan kronologi kejadian dengan benar agar mudah dipahami oleh pembaca dan tidak terjadi mis komunikasi.

Read More

Ada empat poin penting yang harus terpenuhi dalam surat pembaca.

  1. Isinya harus jelas, singkat dan padat.
  2. Ada fakta dan bukti yang kuat.
  3. Isi dalam surat pembaca harus menyangkut kepentingan umum / publik
  4. Keempat, mempunyai tujuan agar dapat diperbaiki untuk kedepannya baik menyangkut layanan jasa, sarana dan prasarana fisik atau lainya.

Sementara itu pokok-pokok dalam surat pembaca umumnya terdiri atas 5W+ 1 H: kejadian yang dialami (apa), lokasi kejadian (dimana), waktu kejadian (kapan), kronologis kejadian (mengapa dan bagaimana), saran dan kritik pada instansi terkait (bagaimana), identitas dan alamat penulis surat (sebagai pelengkap). Bagi seorang public relations, surat pembaca adalah santapan sehari-hari. Mengabaikan surat pembaca yang terdapat di media cetak sama halnya dengan merusak citra perusahaan. Surat pembaca wajib ditanggapi oleh seorang public relations agar menjaga nama baik perusahaan itu sendiri. Seorang public relations dalam sebuah perusahaan diharapakan mampu memantau surat pembaca yang dapat berupa kritikan, saran, keluhan, ucapan terima kasih maupun opini terhadap perusahaannya. Surat pembaca yang bersangkutan dengan perusahaan harus segera ditanggapi agar masalah cepat terselesaikan. Ada beberapa langkah-langkah dalam menanggapi surat pembaca antara lain:

  1. Pahami makna atau isi pokok yang terkandung di dalam surat pembaca serta analisis apa yang disampaikan oleh sang penulis. Surat pembaca dapat berisi komentar, tanggapan, keluhan, ucapan terima kasih maupun opini. Seorang public relations harus mampu menganlisis hal tersebut agar dapat menjawab apa yang terkandung di dalamnya sehingga jawaban dapat lebih komprehensif dan bisa menetralisis opini publik yang cenderung negatif.
  2. Sampaikan isi surat pembaca kepada hal yang bersangkutan. Apabila yang dikritik mengenai produk maka sampaikanlah kepada yang bertanggungjawab untuk mengklarifikasi dan mengkonfirmasi kritikan yang diterima oleh publik.
  3. Undang si pembuat surat pembaca ke perusahaan untuk mengklarifikasi, menjelaskan ataupun mengkonfirmasi hal yang terjadi apabila hal yang disampaikan oleh penulis berupa kritikan maupun keluhan. Selesaikan masalah oleh public relations perusahaan melalui komunikasi yang intensif nan manusiawi dengan orang yang merasa menjadi korban/ pembuat surat pembaca.  Dengan penjelasan yang mendetil, argumentatif, rasional dan didasari itikad baik, masalah bisa diselesaikan secara elegan. PR berwenang untuk menjalin relasi (human relations) dan berkomunikasi. Tetapi tidak dengan isi surat pembaca yang mengucapkan terima kasih maupun pujian. Dalam bahasa sopan, seorang public relations juga bisa memohon si pembuat surat pembaca untuk mengklarifikasi pada media cetak untuk memberikan tanggapan yang telah didiskusikan.
  4. Tulislah jawaban surat pembaca itu dengan penuh simpatik dan tidak emosional , kendati surat pembaca itu terkesan emosional. Berilah solusi dengan tuturan yang menggugah dia si pembuat surat pembaca, juga menggugah pembaca lainnya. Cara simpatik semacam inilah yang harus dimiliki oleh PR dalam menetralisir opini yang ada dalam surat pembaca. untuk menjawab atau menyanggah sebuah SP dibutuhkan keahlian berbahasa dan berdiplomasi sehingga jawaban atau sanggahan yang dibuat tidak memperburuk suasana.

Nah, bagi konkawan Cerita Medan yang merupakan calon-calon public relations dari perusahaan-perusahaan besar, tips di atas mungkin tepat sebagai referensi dalam menanggapi surat pembaca dan jadilah public relations yang santun. ***(CM-02/Zakiyah Rizki Sihombing)

Related posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *